Tanto si las operaciones de residuos municipales se gestionan internamente como si se subcontratan a un transportista privado, las autoridades locales necesitan soluciones capaces de responder a los retos del sector de los residuos.
Con el rápido aumento de la población urbana, la creciente complejidad de las infraestructuras de residuos y la priorización de los objetivos de sostenibilidad, las autoridades locales deben posicionarse para estar preparadas para los cambios en la gestión de residuos.
En este artículo, nos sumergimos en lo que las autoridades locales deberían buscar en un proveedor de software de gestión de residuos municipales.
Esta información puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones en las autoridades locales a comprender las soluciones disponibles en el mercado y a preparar los requisitos de licitación para la participación del sector privado.
1. Planificación inteligente de rutas
La planificación inteligente de rutas implica la optimización de las rutas de recogida de residuos, lo que significa que se puede recoger más basura en menos tiempo.
Va más allá de la planificación de rutas digitales, ya que la información actual sobre el tráfico, los modelos de datos predictivos y la información procedente de dispositivos IoT, como sensores inteligentes de contenedores y sensores de peso, se incluyen en la formación de la ruta más eficiente.
La planificación inteligente de rutas tendrá en cuenta tu flota y tus recursos laborales para garantizar la utilización óptima de los recursos al menor coste.
Las soluciones más avanzadas del mercado ofrecen parámetros de optimización, en los que las rutas se diseñarán en función de si quieres priorizar la minimización de costes, los niveles de servicio o el impacto medioambiental.
Esto proporciona más flexibilidad y opciones en tu planificación de rutas, en lugar de la ruta más corta por defecto.
2. Gestión de flotas y activos
Las autoridades locales suelen gestionar una maraña de infraestructuras de residuos.
Esto incluye activos como vehículos, conductores, contenedores, depósitos y vertederos.
A menudo, estos datos están atascados en hojas de cálculo y no proporcionan una visión clara de lo que se gestiona.
Al buscar nuevas soluciones, es importante considerar un sistema capaz de seguir y analizar el rendimiento de la flota y los activos.
Además, las autoridades locales deberían buscar soluciones capaces de importar datos históricos sobre el peso de los contenedores de residuos y reciclaje.
Estos datos históricos pueden utilizarse para ayudar a optimizar las rutas de recogida, por lo que deben considerarse una inclusión importante en una propuesta.
3. Tecnología en la cabina del conductor
La tecnología en cabina más básica para conductores proporciona indicaciones giro a giro a lo largo de las rutas de recogida de residuos y permite verificar el servicio.
Las soluciones más avanzadas permiten a los conductores realizar consultas si encuentran obstáculos durante su ruta diaria, como el bloqueo del acceso a los contenedores.
Otra función que las autoridades locales deberían incluir en su propuesta es el cambio de ruta en tiempo real, en caso de que un empleado de back office quiera asignar paradas adicionales a los conductores en ruta.
La sencillez es imprescindible cuando se trata de tecnología en cabina para los conductores.
Busca interfaces de software fáciles de usar y la posibilidad de integración con sensores de peso y tecnología RFID para automatizar tareas diarias repetitivas, como la introducción de información sobre el peso y la verificación del servicio de contenedores.
Cuanta más automatización haya en la vida de un conductor ocupado, mejor.
4. Sistema de gestión de clientes
Para las autoridades locales, uno de los principales quebraderos de cabeza de la gestión municipal de residuos es la gestión eficaz de los clientes ciudadanos y comerciales.
Los proveedores de soluciones ofrecen ahora herramientas que ayudan a tener una visión clara de los activos de los clientes, las solicitudes adicionales, las comunicaciones y la facturación.
Las herramientas avanzadas del mercado también permitirán a tu personal de back office atender las llamadas telefónicas de los clientes y añadir solicitudes con sólo un par de clics.
La automatización de las solicitudes de los clientes con poca intervención del personal de back office también debería ser una función deseada, ya que minimiza el procesamiento manual y la carga administrativa que conlleva la gestión de los clientes.
Si ya tienes un sistema CRM, asegúrate de que puede integrarse en tu nueva solución.
Esto permitirá agilizar el servicio al cliente y garantizar que la gestión de las solicitudes de los clientes pueda gestionarse con rapidez.
5. Seguimiento en vivo y comunicación en tiempo real
Los proveedores de soluciones llevan años ofreciendo seguimiento en vivo y comunicación en tiempo real entre herramientas de trabajo para el personal de back office y los trabajadores de campo.
Llegados a este punto, las autoridades locales deberían considerar estas funciones como una inclusión básica en el software de gestión de residuos.
El seguimiento en directo proporciona al back office una visibilidad total de las operaciones diarias.
Pueden conocer la progresión de los conductores a lo largo de la ruta para proporcionar ventanas de tiempo para el servicio y comprender qué conductor en ruta está mejor situado para gestionar una orden de trabajo de última hora.
Y con la comunicación en tiempo real del sistema, el personal de back office tiene flexibilidad y control sobre las operaciones diarias.
Pueden editar las rutas en tiempo real para añadir la recogida de un contenedor, y la ruta actualizada y reoptimizada se transmite automáticamente al sistema de cabina del conductor.
6. Herramienta de autoservicio del cliente
La mayoría de las autoridades locales recurren a formularios web, formularios en papel y llamadas telefónicas para atender las solicitudes de los clientes, como pedir la recogida de residuos a granel y la recogida de contenedores adicionales.
El resultado suele ser un largo proceso manual por parte del personal administrativo.
Aunque así se hace el trabajo, no es ni mucho menos la forma más eficaz de gestionar las solicitudes de los clientes.
Busca soluciones que permitan a los ciudadanos hacer solicitudes fácilmente, encontrar información sobre su recogida de basuras y pagar los servicios con un portal de autoservicio.
Esto elimina la dependencia de métodos lentos como los formularios web y en papel, al tiempo que reduce el volumen de llamadas telefónicas.
Y, como ya hemos dicho, asegúrate de que la solución que elijas sea capaz de introducir las solicitudes de los clientes hechas por teléfono con sólo un par de clics.
7. Análisis comparativo del rendimiento
Encontrar una solución que permita comparar y analizar el rendimiento operativo diario es fundamental.
Las autoridades locales deben buscar soluciones que comparen el rendimiento previsto con el real, centrándose en métricas como la duración de la ruta, la distancia recorrida, el número de recogidas, el número de incidencias, por nombrar algunas.
Otra característica importante a tener en cuenta son los informes personalizables, que pueden compartirse con las partes interesadas en un par de clics.
Esta información ayuda a los planificadores de las autoridades locales a analizar, comparar y medir KPI importantes para tomar decisiones basadas en datos que permitan optimizar las operaciones.
8. Análisis de sostenibilidad
La sostenibilidad es un punto importante en la agenda de las autoridades locales.
Es imprescindible que las autoridades locales puedan hacer un seguimiento del impacto medioambiental de sus operaciones municipales de recogida de residuos.
Sin esta información como referencia, puede ser difícil identificar áreas de mejora.
Como mínimo, tu nueva solución debe incluir la capacidad de realizar un seguimiento de las emisiones de CO2 asociadas a tus operaciones, el consumo de combustible, la generación de residuos y las tasas de reciclaje.
Las soluciones más avanzadas integrarán y seguirán los datos telemáticos de los vehículos, lo que permitirá a los gestores analizar el comportamiento de los conductores y enseñarles a conducir de forma más sostenible.
9. Integración con tecnologías y dispositivos hardware del vehículo
En el mercado hay muchas tecnologías de vehículos y dispositivos de hardware para la gestión de flotas y la recogida de residuos en general.
Las tecnologías incluyen etiquetas y lectores RFID, sistemas de pesaje a bordo, GPS, sensores de contenedores inteligentes y sistemas telemáticos, todos los cuales recopilan datos valiosos para potenciar la automatización y proporcionar información detallada sobre las operaciones.
Si no quieres perderte el valor proporcionado por estas tecnologías, asegúrate de que este tipo de tecnologías de vehículos y dispositivos de hardware pueden integrarse en tu solución de software.
10. API abierta
Éste es quizá el punto más importante de esta lista.
Los proveedores de soluciones deben ofrecer API abiertas para facilitar la integración con sistemas de información de terceros.
A menudo, las autoridades locales se ven obligadas a utilizar determinados sistemas ERP, financieros y de clientes, por lo que es esencial que el nuevo proveedor de software pueda enviar y extraer datos hacia y desde estos sistemas.
Reunir todos los datos en un ecosistema debe ser el objetivo, ya que esto proporciona una única fuente de verdad para potenciar una mejor toma de decisiones.
11. Capacidad de flujo de trabajo automatizado
Las autoridades locales deben buscar soluciones modernas que sean capaces de tomar tareas de trabajo repetitivas, que consumen mucho tiempo, y convertirlas en un proceso de trabajo automatizado que requiera poca intervención humana.
Así se mantendrán bajos los costes del personal administrativo, sin dejar de ofrecer niveles de servicio de calidad a los ciudadanos.
Como ejemplo, un flujo de trabajo automatizado podría consistir en que un contenedor que no se ha podido recoger debido a un acceso bloqueado se incluya automáticamente en la siguiente ruta de recogida disponible, al tiempo que se envía un mensaje al ciudadano o cliente para informarle del retraso.
Para estar realmente preparados para los retos futuros en la gestión de residuos, la automatización será clave para las autoridades locales.
La automatización puede introducirse en los flujos de trabajo de todas las partes interesadas si se dispone de los sistemas y las integraciones adecuados.
Asegúrate de incluir estos 11 aspectos no negociables en tu próxima propuesta para garantizar que estás en la mejor posición para responder a los retos de la gestión municipal de residuos.
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